Trong bất kỳ sự kiện nào, layout hay bố cục không gian sự kiện luôn là yếu tố quyết định ấn tượng đầu tiên của khách mời. Một layout sự kiện được thiết kế khoa học không chỉ giúp tối ưu diện tích, thuận tiện di chuyển mà còn nâng tầm hình ảnh thương hiệu. Cùng khám phá 5+ kiểu layout sự kiện phổ biến hiện nay được các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp lựa chọn nhiều nhất để tìm ra phong cách phù hợp cho sự kiện của doanh nghiệp bạn.
Layout sự kiện là gì?
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, layout sự kiện là thuật ngữ được nhắc đến rất thường xuyên và cũng là yếu tố quyết định phần lớn tới trải nghiệm tổng thể của khách mời.
Hiểu một cách đơn giản, layout sự kiện là bản bố trí không gian tổng thể của một sự kiện, thể hiện cách sắp xếp các hạng mục như: Sân khấu, bàn ghế khách mời, khu vực đón tiếp, khu vực tiệc, hệ thống âm thanh – ánh sáng, lối di chuyển, khu vực kỹ thuật…
Các kiểu Layout phổ biến phù hợp với từng loại hình sự kiện
Dưới đây là tổng hợp 5+ kiểu layout sự kiện phổ biến hiện nay, giúp bạn đưa ra được lựa chọn chuẩn cho bất kỳ loại hình event nào:
Setup kiểu rạp hát
Đây là kiểu bố cục được sử dụng nhiều nhất cho các sự kiện có quy mô lớn và nội dung tập trung vào sân khấu. Đặc điểm của kiểu layout này là các hàng ghế được xếp thẳng hàng (hoặc vòng cung) và tất cả đều hướng về một sân khấu, bục phát biểu hoặc màn hình chính. Bố cục này không sử dụng bàn cho khách mời.
Ưu điểm setup kiểu rạp hát:
- Tối đa hóa sức chứa: Đây là kiểu setup cho phép đón lượng khách mời lớn nhất trong cùng một diện tích.
- Tập trung tuyệt đối: Toàn bộ sự chú ý của khán giả được dồn về phía người thuyết trình, diễn giả hoặc màn trình diễn.
Các loại hình sự kiện phù hợp với bố cục rạp hát: Các buổi hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt sản phẩm, họp báo, các buổi biểu diễn nghệ thuật, talkshow,…
Setup kiểu lớp học
Đối với những sự kiện vừa cần sự tập trung, vừa yêu cầu khách mời ghi chép hoặc sử dụng laptop, đây là kiểu setup lý tưởng. Cũng tương tự như bố cục rạp hát nhưng setup kiểu lớp học lại được bổ sung thêm các dãy bàn (thường là bàn chữ nhật) đặt phía trước mỗi hàng ghế. Tất cả bàn ghế đều hướng về sân khấu.
Ưu điểm:
- Cung cấp không gian thoải mái để khách mời ghi chép, đặt tài liệu, laptop, và đồ uống.
- Vẫn giữ được sự tập trung cao độ vào người thuyết trình.
Các loại hình sự kiện phù hợp với setup kiểu lớp học: Các buổi đào tạo chuyên sâu, workshops, các buổi giảng dạy, hội thảo chuyên đề cần nghiên cứu tài liệu, các cuộc họp, thuyết trình kéo dài nhiều giờ,…
Bố cục Cabaret
Bố cục Cabaret là sự cân bằng giữa việc theo dõi sân khấu và tạo không gian cho các hoạt động ăn uống, thảo luận nhóm. Đặc điểm của layout sự kiện này là sử dụng các bàn tròn, nhưng ghế chỉ được xếp xung quanh một nửa hoặc 2/3 bàn (thường từ 5-7 ghế/bàn). Phần bàn trống được để hướng về phía sân khấu.
Ưu điểm:
- Không khách mời nào phải quay lưng lại với sân khấu.
- Khách mời vừa có thể theo dõi nội dung chính, vừa có thể thưởng thức đồ ăn nhẹ, thức uống (tea-break, finger food).
- Tạo điều kiện cho thảo luận nhóm nhỏ tại bàn.
Các loại hình sự kiện phù hợp với kiểu setup Cabaret: Các buổi hội thảo có kết hợp tiệc trà hoặc bữa ăn nhẹ, các buổi đào tạo, workshop có phần làm việc nhóm, lễ trao giải, các sự kiện networking không quá trang trọng,…
Bố cục tiệc (Banquet)
Bố cục tiệc là cách sắp xếp sử dụng các bàn tròn (thường là 10 khách/bàn) với đầy đủ ghế được xếp xung quanh. Ưu điểm của layout chỗ ngồi này là tối ưu hóa sự tương tác, giao lưu và trò chuyện giữa các khách mời trong cùng một bàn. Bên cạnh đó còn tạo không khí sang trọng, ấm cúng, lý tưởng cho việc phục vụ F&B (set menu hoặc buffet).
Các loại hình sự kiện phù hợp với bố cục tiệc: Gala Dinner, tiệc tri ân khách hàng, tiệc cuối năm, tiệc cưới, lễ kỷ niệm trang trọng, lễ trao giải,…
Nhược điểm lớn nhất của layout sự kiện dạng bố cục tiệc là sẽ có một số lượng đáng kể khách mời (khoảng 1/3 đến 1/2) phải quay lưng lại sân khấu. Do đó, nó không phù hợp cho các sự kiện có nội dung thuyết trình, phát biểu kéo dài hoặc cần sự tập trung liên tục.
Bố cục phòng họp
Layout sự kiện bố cục phòng họp thường được chia thành 2 loại hình chính. Thứ nhất là một bàn lớn duy nhất (hình chữ nhật hoặc oval) và các ghế được xếp xung quanh. Thứ hai là nhiều bàn chữ nhật được ghép lại tạo thành một hình vuông hoặc chữ nhật rỗng ở giữa, ghế được xếp ở phía ngoài.
Bố cục phòng họp có ưu điểm là tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy nhau, tạo cảm giác bình đẳng và thúc đẩy thảo luận, tranh luận.
Các loại hình sự kiện phù hợp với bố cục phòng họp: Các cuộc họp hội đồng quản trị, các phiên họp nhóm nhỏ, các buổi brainstorm chiến lược, các cuộc thảo luận chuyên sâu (dưới 30 người), các phiên họp qua video conference,…
Lưu ý: Kiểu setup này chỉ phù hợp với quy mô nhóm nhỏ và không hiệu quả cho các buổi thuyết trình một chiều (từ diễn giả đến khán giả).
Các kiểu layout sự kiện sáng tạo khác
Ngoài 5 kiểu bố cục cơ bản như trên, các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp còn có nhiều kiểu layout khác để phù hợp với các mục tiêu cũng như loại hình sự kiện cụ thể. Dưới đây là một số kiểu layout độc đáo bạn nên tham khảo:
- Hình chữ U: Các dãy bàn (thường là bàn chữ nhật) được ghép lại thành hình chữ U, với phần rỗng hướng về phía bục thuyết trình hoặc màn hình chính. Khách mời sẽ ngồi ở phía bên ngoài của hình chữ U.
- Cocktail: Đặc điểm của bố cục sự kiện này là gần như không có bàn ghế ngồi cố định. Không gian được bố trí các bàn cocktail (bàn đứng cao) rải rác để khách mời đặt đồ uống và đĩa thức ăn (thường là canapé, finger food). Ưu điểm của layout Cocktail là mang tới không khí thoải mái, năng động và ít trang trọng hơn kiểu tiệc ngồi.
- Herringbone: Thay vì xếp các dãy bàn song song với sân khấu, kiểu Herringbone xếp các dãy bàn theo góc chéo (thường là 45 độ), hướng vào đường trung tâm. Nhìn từ trên cao, bố cục này giống như hình xương cá. Ưu điểm của bố cục setup này là tất cả khách mời đều có thể nhìn thẳng về phía sân khấu mà không bị che khuất bởi người ngồi trước, đồng thời cũng không cần xoay người quá nhiều như kiểu lớp học truyền thống.
Khi tổ chức một sự kiện, việc lựa chọn đúng layout phù hợp với mục tiêu và hình thức sự kiện là rất quan trọng. Mỗi kiểu bố cục đều mang những ưu điểm, nhược điểm riêng. Chính vì vậy, việc hiểu rõ đặc điểm và nhu cầu sự kiện sẽ giúp bạn chọn được kiểu sắp đặt tối ưu, từ đó nâng cao trải nghiệm người tham dự và hiệu quả chương trình. Hy vọng qua những chia sẻ của Promes Center về các kiểu layout sự kiện phổ biến hiện nay mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích!
