Một sự kiện doanh nghiệp thành công cần được chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ khâu lựa chọn địa điểm. Không chỉ đáp ứng về sức chứa, địa điểm tổ chức sự kiện công ty còn cần phù hợp với tính chất chương trình, đảm bảo cơ sở vật chất, dịch vụ hỗ trợ và ngân sách dự kiến. Vậy đâu là những yếu tố cần cân nhắc? Hãy cùng tìm hiểu 9 tiêu chí được Promes Center bật mí qua bài viết dưới đây!
Tiêu chí chọn địa điểm tổ chức sự kiện công ty
Vị trí
Vị trí là tiêu chí đầu tiên doanh nghiệp nên xem xét khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Một địa điểm thuận tiện sẽ giúp khách mời dễ dàng di chuyển, đồng thời hạn chế tình trạng đến muộn hoặc khó tìm đường.
Khi khảo sát, doanh nghiệp có thể cân nhắc:
- Địa điểm có nằm ở khu vực thuận tiện di chuyển hay không.
- Khoảng cách từ địa điểm đến văn phòng, khu trung tâm hoặc các tuyến đường chính.
- Khả năng tiếp cận bằng ô tô, xe máy và phương tiện công cộng.
- Địa chỉ có dễ tìm trên bản đồ và thuận tiện cho khách ở các khu vực khác nhau hay không.
- Có khu vực đón trả khách hay không.
Đặc biệt với những sự kiện có số lượng khách lớn, vị trí thuận tiện sẽ giúp việc tổ chức đón tiếp và điều phối khách mời dễ dàng hơn.
Sức chứa và diện tích không gian
Không gian cần phù hợp với số lượng khách dự kiến. Một sảnh quá nhỏ có thể khiến chương trình trở nên chật chội, trong khi không gian quá rộng lại dễ tạo cảm giác loãng và làm tăng chi phí không cần thiết.
Doanh nghiệp nên xác định trước số lượng khách, sau đó trao đổi với đơn vị tổ chức về diện tích sảnh phù hợp.
Ngoài sức chứa, cần kiểm tra cách bố trí thực tế của không gian:
- Khu vực sân khấu và màn hình.
- Bàn ghế dành cho khách mời.
- Khu vực check-in, lễ tân.
- Không gian dành cho khu vực backdrop, photobooth.
- Khu vực teabreak hoặc tiệc.
- Lối đi và khu vực dành cho nhân sự vận hành chương trình.
Sự phù hợp của không gian với tính chất sự kiện
Mỗi loại hình sự kiện có yêu cầu khác nhau về cách bố trí và trải nghiệm khách mời. Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện công ty có không gian linh hoạt, dễ điều chỉnh theo tính chất chương trình.
- Hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm: Ưu tiên sảnh rộng, thiết kế hiện đại, trần cao, ít hoặc không có cột chắn tầm nhìn, cùng hệ thống âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp. Có thể bố trí kiểu rạp hát cho hội nghị hoặc bàn tròn kết hợp tiệc ngồi.
- Tiệc tất niên, tân niên, tri ân khách hàng, workshop nội bộ: Phù hợp với không gian ấm cúng, linh hoạt bàn ghế và có khoảng trống cho các hoạt động giao lưu. Tùy chương trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn Buffet, Cocktail, Tea break hoặc tiệc ngồi.
Chi phí thuê sảnh tiệc
Khi tham khảo địa điểm tổ chức sự kiện công ty, doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ mức giá đã bao gồm những hạng mục nào như sảnh tiệc, bàn ghế, âm thanh – ánh sáng, màn hình trình chiếu hay các dịch vụ hỗ trợ khác. Việc xác định ngân sách và đối chiếu chi phí giữa các địa điểm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn không gian phù hợp, đồng thời hạn chế những khoản phát sinh ngoài dự kiến.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị sự kiện
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và các thiết bị trình chiếu là những hạng mục có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình.
Khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện công ty, doanh nghiệp nên hỏi rõ đơn vị cung cấp những trang thiết bị nào trong gói dịch vụ và những hạng mục nào cần thuê thêm.
Một số thiết bị cần kiểm tra gồm:
- Hệ thống âm thanh, micro.
- Màn hình LED hoặc máy chiếu.
- Hệ thống ánh sáng sân khấu.
- Bục phát biểu.
- Thiết bị trình chiếu.
- Bàn ghế sự kiện.
- Hệ thống điều hòa.
- Nguồn điện và phương án dự phòng.
- Khu vực hậu trường, phòng chờ nếu chương trình có biểu diễn.
Khả năng setup
Doanh nghiệp nên tìm hiểu trước các quy định liên quan đến việc trang trí và thi công như thời gian được vào setup, vị trí đặt backdrop, photobooth, sân khấu, banner, standee hoặc các hạng mục nhận diện thương hiệu.
Bên cạnh đó, cần hỏi rõ:
- Được setup trước sự kiện bao lâu?
- Có giới hạn về kích thước sân khấu hay backdrop không?
- Chi phí nếu mang các hạng mục thi công bên ngoài vào?
- Có quy định riêng về âm thanh, ánh sáng hoặc thi công không?
Thực đơn
Với các sự kiện có tiệc, thực đơn cũng là một trong những yếu tố doanh nghiệp cần quan tâm. Không chỉ cần đảm bảo món ăn phù hợp khẩu vị, thực đơn còn phải tương xứng với tính chất chương trình và ngân sách.
Khi lựa chọn địa điểm, doanh nghiệp nên tham khảo:
- Số lượng món trong một set menu.
- Các mức giá thực đơn.
- Khả năng thay đổi món.
- Đồ uống đi kèm.
- Thực đơn teabreak nếu tổ chức hội thảo, hội nghị.
- Chính sách dành cho khách ăn chay hoặc có yêu cầu đặc biệt.
- Quy trình phục vụ món trong thời gian diễn ra chương trình.
Bãi đỗ xe và các tiện ích đi kèm
Bãi đỗ xe thường là hạng mục dễ bị bỏ qua khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, với các chương trình có nhiều khách mời sử dụng ô tô, đây lại là yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm của người tham dự.
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Sức chứa của bãi đỗ xe.
- Khu vực đỗ ô tô và xe máy.
- Khoảng cách từ bãi xe đến sảnh.
- Có nhân viên hướng dẫn, điều phối xe hay không.
- Chi phí gửi xe đã bao gồm trong gói dịch vụ chưa.
Hợp đồng và chính sách thuê sảnh tiệc
Trước khi đặt cọc, doanh nghiệp cần đọc kỹ hợp đồng và các chính sách đi kèm. Đây là căn cứ để hai bên thống nhất quyền lợi, trách nhiệm và phương án xử lý trong những trường hợp phát sinh.
Một số nội dung cần kiểm tra gồm:
- Thời gian sử dụng sảnh.
- Thời gian setup và tháo dỡ.
- Số lượng khách và cách tính chi phí.
- Chính sách đặt cọc và thanh toán.
- Điều kiện thay đổi ngày tổ chức.
- Chính sách hủy hoặc điều chỉnh số lượng khách.
- Quy định về nhà cung cấp bên ngoài.
- Các khoản phụ thu khác.
- Trách nhiệm của hai bên khi có sự cố hoặc thay đổi kế hoạch.
Promes Center – Địa điểm tổ chức sự kiện công ty tại Hà Nội uy tín
Tọa lạc tại khu vực Xuân Thủy, Cầu Giấy, Promes Center là một trong những lựa chọn dành cho doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian tổ chức sự kiện tại Hà Nội. Với hệ thống sảnh tiệc có sức chứa linh hoạt, thiết kế sang trọng, trần cao và không cột trụ, Promes Center có thể đáp ứng nhiều quy mô và tính chất sự kiện khác nhau.
Một sự kiện công ty thành công không thể thiếu sự hỗ trợ của công nghệ. Hiểu được điều đó, Promes Center đầu tư đồng bộ hệ thống màn hình LED kích thước lớn, độ phân giải cao cùng dàn âm thanh, ánh sáng tối tân. Mọi kỹ xảo trình chiếu, phát biểu hay các tiết mục biểu diễn nghệ thuật đều được truyền tải một cách sống động, sắc nét nhất, đảm bảo tính chuyên nghiệp cho thương hiệu.
Không chỉ làm hài lòng khách mời bằng không gian, Promes Center còn chinh phục những thực khách khó tính nhất bằng các set menu phong phú. Đội ngũ đầu bếp giàu kinh nghiệm mang đến sự kết hợp hoàn hảo giữa ẩm thực truyền thống Việt Nam và phong cách Á – Âu hiện đại. Các món ăn được chăm chút tỉ mỉ từ khâu lựa chọn nguyên liệu, chế biến đến nghệ thuật bày trí, mang lại một buổi tiệc chiêu đãi đẳng cấp.
Đội ngũ chuyên viên tư vấn và vận hành sự kiện tại Promes Center luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong các sự kiện xứng tầm như: Hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm thành lập, Year End Party, lễ ra mắt sản phẩm,…
Promes Center hy vọng 9 tiêu chí được bật mí ở bài viết sẽ giúp doanh nghiệp có một checklist rõ ràng hơn khi khảo sát và so sánh các địa điểm tổ chức sự kiện. Chuẩn bị kỹ ngay từ bước lựa chọn địa điểm sẽ giúp chương trình được triển khai thuận lợi, đồng bộ và mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách mời.
